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Formaliser sa politique d’achat responsable

L’Agence Déclic est constituée d’une équipe d’experts. Cette équipe a plusieurs expertises : RSE/RSO (responsabilité sociétale des entreprises/des organisations), développement durable, achat et/ou commande publique. Nous vous proposons ainsi un accompagnement sur la création de votre politique d’achat responsable.

La politique d’achat responsable

Afin de comprendre ce qu’est une politique d’achat responsable, il est important de s’arrêter sur deux notions : politique d’achat et achat responsable.

Une politique d’achat, c’est quoi ?

Tout d’abord, une politique d’achat est un outil permettant de « définir des orientations et intentions générales relatives aux achats et approvisionnement, d’un organisme, telles qu’elles sont formulées par la direction de l’organisme acheteur » (définition de l’AFNOR).

Autrement dit, une politique d’achat constitue une feuille de route fixant les axes prioritaires en termes d’achat.

Un achat responsable, c’est quoi ?

Ensuite, un achat responsable, selon l’ObsAR (Observatoire des Achats Responsables), est « un achat intégrant, dans un esprit d’équilibre entre parties prenantes, des exigences, spécifications et critères en faveur de la protection et de la mise en valeur de l’environnement, du progrès social et du développement économique. ».

Cette définition fait directement écho aux piliers du développement durable. Ces piliers sont les suivants : l’environnement, le social et l’économie.

A titre d’information, la notion de développement durable a été introduite en 1987 dans le rapport Brundtland « Notre avenir à tous ». Il a été défini comme répondant « aux besoins du présent sans compromettre les capacités des générations futures de répondre aux leurs ».

Une politique d’achat responsable, quel intérêt ?

Rédiger une politique d’achat responsable a une finalité. Celle de formaliser la volonté de l’organisation d’appréhender l’achat responsable comme un outil de performance économique, environnementale et sociale. Il s’agit d’un outil au service notamment de sa politique RSE/RSO.

Les experts de l’Agence Déclic constitue une équipe pertinente pour vous aider dans la construction et la formalisation de votre politique d’achat responsable (ainsi que de sa stratégie). Pourquoi ? Parce que nos différentes expertises (RSE/RSO, développement durable, achat responsable, commande publique, organisation et management) nous permettent de couvrir l’ensemble des problématiques découlant de la mise en place d’une politique d’achat responsable.

Quelles sont les conditions de réussite ?

Pour réussir à mettre en place et à faire vivre une politique d’achat responsable, plusieurs conditions doivent être réunies :

  • Un portage de la part des décideurs de la structure. C’est-à-dire de la direction pour les organisations privées et des élus pour les organisations publiques.
  • Une vision globale et stratégique des achats de la structure.
  • Des moyens, humains, financiers et matériels, suffisants et calibrés.
  • Mettre en œuvre une concertation des parties prenantes.

4 phases à mener pour rédiger sa politique d’achat responsable

L’Agence Déclic revient sur les phases importantes pour la rédaction d’une politique d’achat responsable. Néanmoins, ces phases doivent être mises en perspectives par rapport à la structure concernée. A l’Agence Déclic, nous sommes attaché.e.s à prendre en compte les spécificités d’une organisation. Nous sommes attaché.e.s à faire du sur-mesure.

Phase 1 : Le diagnostic de la fonction achat

Un diagnostic des pratiques existantes constitue un prérequis avant de parler de la politique d’achat responsable. En effet, déterminer le point de départ est important.

Cette phase a pour objectif de déterminer les axes forts déjà mis en place. Axes forts qui ne sont pas toujours formalisés. Cela permet aussi d’identifier les pistes d’amélioration.

Ce diagnostic de la fonction achat va notamment passer par une étude de la base documentaire relative aux achats de la structure. Cette base peut être composée par exemple des procédures achats, de l’organigramme générale de la structure, de documents politiques liés aux achats, de rapports, etc.

Cette étude documentaire peut être complétée par des entretiens ou encore un atelier auprès de certains collaborateurs, de certains fournisseurs, etc. Il est vrai que la concertation, la consultation des parties prenantes est un atout pour la mise en place de la politique d’achat.

Phase 2 : Consultation des parties prenantes, un atout au service d’une politique d’achat responsable

Il est primordial, pour qu’une politique d’achat puisse être pertinente, de recueillir l’avis des parties prenantes. Ces parties prenantes doivent être aussi bien internes qu’externes.

La concertation des parties prenantes externes peut prendre de multiples formes. Cela peut-être la mise en place d’une consultation des fournisseurs ou potentiels fournisseurs. Cette consultation peut être complétée par une seconde avec des instances comme la CCI. Ces consultations permettront d’obtenir leurs visions sur le processus achat au sein de la structure. C’est-à-dire les éléments positifs mais également les éléments d’amélioration possibles.

De plus, les parties prenantes internes doivent absolument être consultées. Il s’agit d’un moment où les différents services peuvent faire des constats et de faire émerger des idées, grâce à l’intelligence collective.

L’Agence Déclic a l’expérience et de nombreuses références mettant en œuvre la concertation des parties prenantes, étape indispensable pour la réussite du projet !

Phase 3 : Identifier les lignes directrices autour de l’achat et les hiérarchiser

Une politique d’achat responsable, sans l’identification des lignes directrices, n’a pas lieu d’être. Son existence n’aurait pas de sens.

Pour identifier les lignes directrices qui composeront la politique d’achat responsable, il est nécessaire de se nourrir des phases précédentes. Le diagnostic et la concertation des parties prenantes fournissent une base de travail pour définir la politique d’achat.

Sur cette base de travail, les instances de la structure vont pouvoir identifier les grandes orientations, les objectifs et les hiérarchiser. Pour cela, plusieurs questions peuvent être posées. De quelle manière les achats peuvent-ils avoir des effets sur les thématiques (environnement, social, économie, innovation) ? Comment souhaitons-nous que les achats se réalisent ? Les objectifs respectent-ils la réglementation ? Souhaitons-nous aller plus loin que la réglementation ? Les objectifs définis sont-ils en lien avec l’achat ? Etc.

Cette étape est primordiale pour ensuite dessiner une stratégie d’achat, un plan d’actions.

Phase 4 : Formalisation de la politique d’achat responsable

Une fois que la politique d’achat responsable a été définie, celle-ci doit être formalisée. Elle doit l’être au sein d’un document communiqué et/ou consultable par l’ensemble des parties prenantes.

Au-delà du fond, ce document doit opter pour une forme qui invite à le lire et qui raconte la démarche menée par la structure.

Une politique d’achat, une fois rédigée, n’a pas lieu d’exister si elle n’est pas mise en œuvre par le biais de la stratégie d’achat !

La stratégie d’achat : la mise en œuvre de la politique d’achat

Une stratégie d’achat est un ensemble d’objectifs fixés en fonction des orientations de la politique d’achat et des actions à mener afin d’atteindre ces objectifs.

L’intérêt d’une stratégie d’achat est qu’elle soit concrète. Autrement dit, il est nécessaire, une fois les orientations déterminées, de fixer des objectifs à atteindre. Une orientation peut donner lieu à plusieurs objectifs. Ensuite, de ces objectifs découlent des actions, des moyens de mise en œuvre. Il faut également, pour que la stratégie d’achat soit pertinente et appliquée de tous. Elle doit également préciser les bénéfices attendus.

Pour terminer, il faut suivre les objectifs. Pour cela, il est impératif d’établir des indicateurs. Ces derniers vont permettre de réaliser un suivi annuel de la politique d’achat. Le suivi des indicateurs est important pour vérifier si la stratégie d’achat a porté ses fruits. Dans le cas contraire, cela permet d’apporter des correctifs.

Si vous souhaitez avoir plus d’informations sur notre manière de faire, n’hésitez pas à nous contacter !

22
novembre
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