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Un outil est-il indispensable pour piloter une démarche RSE et collecter de la donnée ?

Décryptage par Anne-Laure Simon. Co-dirigeante de l'Agence Déclic.

Oui, non, peut-être… je ne suis pas normande, je vais donc tenter de vous apporter une réponse à cette question, mais je vous préviens d’emblée elle ne sera pas binaire !

C’est parti pour une plongée dans un des sujets du moment : la RSE et la data.

Avec l’arrivée de la CSRD et les fameux plus de 1000 points de données (ou data points), la question du management de la donnée se pose forcément même si on l’aura compris la matrice double matérialité va réduire significativement le nombre d’informations effectives à collecter et que celle-ci sont à deux tiers qualitatives et un tiers quantitatives. Il ne s’agit donc pas forcément d’un tsunami d’indicateurs chiffrés à produire comme on a pu le penser au départ même si le volume, le périmètre et la précision attendus sont plus importants Et puis la RSE ce n’est pas que la CSRD.

Toute personne en charge du reporting RSE/ESG connaît la difficulté à centraliser et fiabiliser des informations sur des sujets variés : RH, Environnement… quand les systèmes d’informations ne sont pas toujours conçus pour ce type d’informations, les contributeurs éparpillés dans l’organisation et les méthodes de calcul variables…

Au-delà des indicateurs de reporting, piloter une démarche RSE c’est également attribuer des projets et actions à de nombreux acteurs dans l’entreprise et suivre leurs avancées pour garantir une montée en puissance : où en est-on sur le projet mobilité ? La politique mécénat est-elle rédigée ? etc… Un outil peut être utile voir nécessaire, mais celui-ci doit-il être dédié à la RSE ou s’agit-il d’un outil de gestion de projet classique ?

Enfin, avant même de piloter la démarche RSE de la structure, il faut l’avoir construite : interroger ses parties prenantes, prioriser ses enjeux, définir son plan actions, en fonction de la complexité et du degré de participation et de travail collectif des outils dédiés peuvent être utiles.

Il n’existe pas de solution miracle, dans cet article vous n’aurez donc pas de liste d’outils plus géniaux les uns que les autres qui résoudraient tous vos soucis… et oui, je sens votre déception Pour faire les bons choix, il nous paraît primordial d’y voir clair sur les réels besoins des entreprises en la matière, c’est ce que modestement cet article cherche à faire : éclairer votre réflexion en fonction de votre contexte.

Construire sa démarche RSE

Si vous construisez votre démarche RSE, vous avez un certain nombre d’étapes à réaliser : interroger vos parties prenantes, analyser votre chaine de valeur, votre modèle d’affaires, prioriser vos enjeux, construire vos politiques et plan d’actions.

À ce stade, quelle que soit la taille ou l’organisation de votre entreprise, la question d’un outil n’est pas le sujet principal, selon moi. Bien sûr, des outils pour réaliser des sondages peuvent être utiles pour collecter et traiter de l’information en grand nombre, mais ce n’est clairement pas à ce niveau que les enjeux d’outils se posent. L’important à ce stade, est de construire de manière concertée et ambitieuse la démarche d’intégration des sujets de durabilité au cœur de la structure, les outils nécessaires ne sont alors pas tant techniques que méthodologiques et pédagogiques pour réfléchir et mettre en dynamique l’entreprise et notamment sa gouvernance.

Voyons voir pour l’étape suivante…

Piloter sa démarche RSE

Une fois la démarche construite, étant donné la diversité des sujets et leur transversalité, la responsabilité est souvent répartie à différents pilotes en charge de porter les actions permettant d’atteindre les objectifs fixés.

Un outil de centralisation semble à ce stade indispensable même s’il n’a pas forcément besoin d’être spécifique à la RSE. En effet, un outil de gestion de projet classique ou un document excel bien conçu peut être suffisant pour allouer des ressources, suivre l’avancée des différents chantiers et piloter la montée en puissance de la démarche.

Le plus important, selon moi, est l’accessibilité de l’outil dans le quotidien de l’équipe RSE (si elle existe) et des pilotes des sujets pour réduire l’effort de centralisation. Plus l’outil sera proche des outils utilisés au quotidien, plus cela sera un réflexe pour l’actualiser et ancrer le pilotage de la démarche en complément de points de coordination réguliers.

Il existe de nombreux outils spécifiques dédiés au suivi des démarches RSE qui peuvent vous être utiles si vous cherchez à améliorer l’ergonomie notamment. Une chose est certaine, c’est que l’outil ne résoudra pas vos problématiques d’arbitrage et d’allocation de ressources pour faire avancer les sujets RSE. En effet, j’ai souvent vu des responsables RSE « dans le dur » pour faire avancer les sujets, se tourner vers des outils pour redynamiser une démarche, ils obtiennent rarement l’effet recherché…

Reporter aux parties prenantes

La nécessité d’un outil me semble être beaucoup plus centrale lorsque l’on doit construire un reporting fiable a fortiori dans un contexte de conformité réglementaire.

En effet, la diversité des informations à collecter : qualitatives et quantitatives, notamment sur différents périmètres nécessite non seulement une centralisation, c’est le minimum, mais également une consolidation.

Un petit exemple qui vous laisse entrevoir les gouttes de sueur sur le front des équipes en charge du reporting : si tous vos sites vous transmettent leurs kWH consommés, sont-ils bien ventilés par source d’énergie ? Si l’information n’est pas disponible pour un site comment est réalisée l’estimation et sont tracées les hypothèses retenues afin d’avoir une comparabilité des résultats d’une année sur l’autre ? Ce type de complexité est déclinable à l’infini sur la quasi-totalité des sujets RSE qu’ils soient environnementaux ou sociaux, le diable étant toujours dans les détails…

Homogénéiser les méthodes de calculs pour les indicateurs quantitatifs, la nature des éléments attendus pour les données qualitatives, designer et mettre en responsabilité les contributeurs ad hoc au sein de l’entreprise, mettre en place un système de validation des données peut, à mon sens, difficilement se faire sans le soutien d’un outil de collecte et de management de la donnée ESG/RSE.

Globalement si votre organisation est complexe par sa taille (ETI-grand groupe) ou son organisation (multi-sites a fortiori international), si elle a des enjeux de conformité réglementaire ou des obligations de reporting multi-référentiels avec audit, une réflexion poussée sur le management de la donnée RSE/ESG doit être menée. Celle-ci doit permettre d’établir précisément vos besoins (liens avec votre ERP, votre SIRH, format et balisage de vos données, calcul du bilan carbone intégré etc…) pour vous permettre de faire une étude comparative objective des solutions sur le marché.

En conclusion, les exigences de reporting augmentent pour les entreprises, cela pose de nouveaux défis dans la collecte et le management d’informations extra-financières traditionnellement peu tracées dans les organisations. Des outils dédiés peuvent clairement être aidants, voire indispensables pour organiser et fiabiliser ce reporting en fonction de la taille et de la complexité de votre entreprise.

Toutefois, toute démarche de durabilité qui vise à transformer l’entreprise pour assurer sa pérennité a (surtout) besoin d’expertises pour garantir le sens, poser une analyse pertinente et construire un contenu qualitatif qui donne envie de déplacer des montagnes, car le management de la donnée est bien un moyen et non une fin !