Depuis le 1er octobre 2018, dès 25 000€ HT, les entreprises doivent répondre aux appels d’offres via les profils d’acheteur. Du fait de cette nouvelle obligation, beaucoup de questions sont alors apparues et notamment : Comment répondre à un appel d’offres en ligne ? Il est parfois difficile de s’y retrouver avec la dématérialisation des appels d’offres.
L’Agence Déclic vous propose de répondre à certaines de ces questions, qui sont les plus répandues, via une FAQ.
Quelle est la différence entre un profil d’acheteur et un site de veille ?
Il est difficile de distinguer les différentes plateformes dématérialisées. Certaines sont des profils d’acheteur. Certaines sont des sites de veille d’appels d’offres.
Un profil d’acheteur permet aux acheteurs de mettre en ligne leurs appels d’offres pour que les entreprises puissent en prendre connaissance. Il permet également aux entreprises de déposer les réponses aux appels d’offres et aux acheteurs de les réceptionner.
Un site de veille est en réalité une plateforme dématérialisée qui centralise des appels d’offres, correspondant à vos critères de recherche, provenant de plusieurs profils d’acheteur. C’est un outil intéressant car il existe une pluralité de profils d’acheteur et il peut être compliqué de faire une veille sur chacun d’entre eux. Concrètement, lorsque vous trouverez un appel d’offres qui vous convient, pour y répondre en ligne, le site vous renverra vers le profil d’acheteur concerné.
Les échanges avec l’acheteur doivent être réalisés en ligne ?
L’obligation de répondre à un appel d’offres en ligne entraîne plusieurs conséquences et notamment celle l’obligation de dématérialiser les échanges avec l’acheteur.
Dès 25 000€ HT, tous les échanges liés à la procédure de passation du marché doivent être réalisés en ligne via le profil d’acheteur.
Le DUME est-il obligatoire ?
Commençons par le commencement : Qu’est-ce que le DUME ?
Le signe DUME signifie Document Unique de Marché Européen. Il s’agit d’une déclaration sur l’honneur pour candidater, faite au niveau de l’Union européenne. La finalité est de pouvoir candidater à n’importe quel appel d’offres dans tous les pays membres de l’Union européenne avec un seul et même document. Concrètement, le DUME rassemble dans un seul et même document les formulaires DC1 et DC2.
Le DUME, pour répondre à un appel d’offres en ligne, n’est pas obligatoire. Néanmoins, les acheteurs ont l’obligation d’accepter les DUME envoyés par les candidats.
Si vous souhaitez réaliser un DUME, vous pouvez le faire directement en ligne sur le profil d’acheteur ou via le Service DUME.
Maintenant, il existe même un DUME simplifié !
Comment remettre mon offre dématérialisée ?
Il est primordial de suivre les recommandations qui vont suivre pour répondre à un appel d’offres en ligne en tout sérénité :
- Vérifiez la configuration de votre poste. En cas de soucis, contacter l’assistance du profil d’acheteur.
- Anticipez le dépôt de votre réponse : le dépôt de votre réponse est horodaté. La date et surtout l’heure de dépôt d’un dossier d’appel d’offres en ligne correspond au dernier octet reçu par le profil d’acheteur.
- Utilisez des formats de fichiers largement répandus.
- Déposez les documents originaux : documents créés de manière dématérialisée. En effet, un document numérisé n’a pas la valeur d’un original mais d’une copie.
Au-delà de respecter les recommandations, il est important de répondre à l’appel d’offres en ligne de manière pertinente !
Le certificat de signature électronique est-il obligatoire ?
Le certificat de signature électronique pour répondre à un appel d’offres en ligne n’est pas obligatoire, au regard des textes en vigueur.
En revanche, l’acheteur public peut rendre obligatoire la signature électronique. Il faut donc obtenir un certificat de signature électronique et s’entraîner à signer !
Attention, il faut signer individuellement chaque document (ceux dont la signature est exigée). Si vous signez un fichier compressé alors la signature électronique n’a aucune valeur.
Si cet article ne répond pas à l’une de vos interrogations sur comment répondre à un appel d’offres en ligne, la Direction des Affaires Juridiques de l’Etat a réalisé un guide très pratique sur la dématérialisation. A vous qui répondez souvent aux appels d’offres en ligne, ce guide doit devenir votre bible !
