L'utilisation d’une lettre type pour répondre à un appel d'offres est une chimère !

Répondre à un appel d’offres est une véritable opportunité pour les entreprises. En fonction des périodes, de son type d’activité, répondre à des appels d’offres peut constituer une partie importante de votre temps de travail. D’où la tentation d’envoyer une réponse avec un mémoire type, une lettre type pour répondre à un appel d’offres, sans vraie personnalisation.

L’intérêt de répondre de manière unique à un appel d’offres

A l’Agence Déclic nous sommes convaincus de l’intérêt de préparer une offre technique unique et non un document « passe partout ». Préparer une lettre type pour répondre à un appel d’offres ? Jamais ! Pourquoi ? Tout simplement parce que chaque acheteur est unique et donc son besoin l’est également. En effet, chaque acheteur a une organisation particulière, des enjeux et objectifs différents.

Donc, essayer de créer un mémoire type en espérant qu’il réponde à n’importe quel besoin de l’acheteur est une illusion, une chimère.

Si on transpose cette technique dans une situation qui vous concerne. Lorsque vous sollicitez des prestataires pour répondre à une problématique précise, vous attendez de sa part une offre correspondant à cette dernière et non une réponse bateau, sans prise en compte de vos spécificités.

Alors un conseil : ne reproduisez pas un comportement que vous n’accepterez pas de la part de vos prestataires ! Personnalisez votre réponse !

Comment répondre à un appel d’offres de manière personnalisée ?

En décryptant les pièces du dossier de consultation des entreprises (DCE), plusieurs éléments vous permettent de créer un mémoire répondant au besoin de l’acheteur :

– Se reporter aux critères, sous-critères de jugement des offres ainsi que leur pondération. Ces informations se trouvent dans le Règlement de la consultation (RC).

Quel intérêt ? Il faut savoir que votre offre est évaluée à partir de ces éléments. Par conséquent, les avoir en tête, connaître quels sont les critères prépondérants est primordial.

– Comprendre, reprendre les attentes, les exigences exprimées par l’acheteur. Ces éléments se trouvent notamment dans le Cahier des clauses techniques particulières (CCTP) et les différents documents techniques.

Quel intérêt ? Pour pouvoir répondre à un appel d’offres, il est obligatoire que votre offre soit conforme au besoin et exigences de l’acheteur (sinon votre offre sera déclarée irrégulière). Au besoin et exigences différents selon chaque acheteur !

Donc on arrête la lettre type pour répondre à un appel d’offres !

Comment mettre en avant cette personnalisation ?

Afin d’être sûr de répondre au besoin de l’acheteur et de lui montrer que vous prenez ces spécificités en compte : s’inspirer du sommaire du CCTP ou des éléments que l’acheteur exige de retrouver dans votre réponse (information qui se trouve général dans le Règlement de consultation). En aucun cas, vous devez créer une lettre type pour répondre à un appel d’offres et espérer avoir une réponse correspondant parfaitement à la demande de l’acheteur.

N’hésitez pas, pour que votre mémoire/lettre soit percutante :

– À utiliser un langage adaptée au niveau de connaissance de l’acheteur

– À être pédagogique

– À utiliser des exemples concrets, des extraits de livrables et tout élément différenciant,

– À mettre la forme au service du fond : utiliser la mise en page de votre réponse pour que les éléments clés et différenciants soient mis en avant.

Cela ne signifie pas que vous remporterez tous les appels d’offres auxquels vous répondrez. Mais vous aurez plus de chance d’en remporter et votre image de marque auprès des acheteurs sera meilleure !

J’espère que cet article vous a convaincu de ne pas passer du côté obscur en cherchant à rédiger une lettre type pour répondre à un appel d’offres.

Et après ?

Une fois que votre réponse est rédigée, le moment du dépôt dématérialisé est arrivé. Pas de panique ! Ça va bien se passer on vous le promet !

Pour être détendu au moment du dépôt, vous pouvez sur différents profils d’acheteurs, comme Mégalis ou AWS, accéder à des consultations test. Ces dernières vous permettent de vous entraîner à déposer sans qu’il y ait de conséquence. L’avantage est de devenir à l’aise pour répondre à un appel d’offres dématérialisé.

Vous souhaitez plus d’information sur la question de la dématérialisation des appels d’offres ? L’Agence Déclic vous propose une FAQ (Foire aux questions) spéciale dématérialisation !