Optimiser et sécuriser ses achats

AMO passation marchés / Externalisation

L’Agence Déclic vous propose un accompagnement opérationnel sur un marché spécifique ou l’ensemble de vos marchés, selon votre besoin.

Notre objectif : Réussir vos achats

La réglementation des marchés publics est l’instrument juridique qui vous permettra de réaliser vos achats, c’est pourquoi nos convictions reposent sur le cœur de vos enjeux : réussir vos achats !

1. Des valeurs… :

• Des procédures au service de vos achats et non l’inverse.
• L’écoute des acteurs (vous et les entreprises de votre territoire) pour bien comprendre leurs besoins et le contexte d’intervention qui est le leur.
• L’innovation, qu’elle soit procédurale, sociale, technique ou organisationnelle.
• La valorisation des bonnes pratiques afin qu’elles soient reconnues, identifiées, donc pérennisées.

2. …pour un achat performant qui :

• Agit comme un levier de compétitivité, opportunité d’appréhender plus sereinement les contraintes économiques, réglementaires, politiques et conjoncturelles.
• Maintient un savant équilibre entre performance économique, performance environnementale  et maîtrise des risques (réglementation, qualité, délais).

• Vous permet de choisir vraiment les meilleurs fournisseurs, pour vos besoins.

3. Une Finalité :

• Fluidité et efficacité de l’organisation des achats.
• Un achat public modernisé et simplifié donc suscitant une large concurrence.
• Des clauses de marchés optimisées et des relations contractuelles équilibrées donc efficaces économiquement parlant car les entreprises ne sont pas obligées de « provisionner les risques ».

Notre accompagnement tout au long de la procédure

Que vous souhaitez une aide sur un seul marché ou sur plusieurs marchés, l’Agence Déclic, grâce à son équipe d’anciens acheteurs, peut vous intervenir à toutes les étapes de la passation, en fonction de votre besoin, de la définition du besoin au traitement administratif :

1. La définition du besoin, la première marche d’un bon achat : Pour définir le juste besoin, il est nécessaire de passer d’une logique de respect de la réglementation à une logique d’achat public. Cette définition du besoin se réalise grâce à l’analyse des anciens marchés, du recensement du besoin, du benchmarking, du sourcing.

2. Le montage contractuel : Un achat est un projet. Un marché public est un acte administratif et juridique. Ainsi, pour que la procédure serve le projet et non l’inverse, nous vous proposons un outil de dialogue synthétique, appelé « fiche Projet ». Cette fiche nous permet de concevoir la procédure, choisir les modalités de la consultation, la planifier. Au travers de cet outil, nous finalisons la définition du besoin, vous proposons les critères d’attribution, les clauses administratives principales etc.

3. La rédaction du DCE : Lors de la rédaction du DCE, il est important d’intégrer les spécificités de fonctionnement et d’organisation de l’acheteur, de valoriser les pratiques existantes tout en proposant l’ajout de nouvelles pratiques, d’écouter et impliquer le personnel concerné afin d’optimiser la rédaction.

4. Le suivi de la consultation : Nous pouvons être présents lors de la consultation en cas de questions des candidats.

5. L’analyse des candidatures et des offres : Cette analyse s’effectue au regard des critères énoncés dans le règlement de la consultation, du besoin exprimé dans le CCTP et de la réglementation en vigueur. Une fois l’analyse des candidatures et des offres, un rapport d’analyse sera réalisé.

6. La finalisation administrative : Nous sommes également aptes à prendre en charge la rédaction des courriers d’information (messages sécurisés électroniques via le profil d’acheteur) aux candidats retenus et non retenus, la vérification des pièces attributaires, la rédaction de l’avis d’attribution.

Notre assistance sur les dossiers de consultation des entreprises

Au-delà de vous accompagner sur l’ensemble d’une procédure de passation, nous pouvons intervenir en support notamment sur la partie relecture des dossiers de consultations des entreprises. En effet, nous effectuons une lecture globale et critique de l’ensemble des pièces composant le DCE. Nous sommes force de propositions sur les différents aspects d’un DCE : design contractuel, choix des critères de sélection, cohérence entre les documents).

La création d’outils sur-mesure, une base documentaire personnalisée et à jour de la règlementation

Une base documentaire, quel intérêt ?

Depuis quelques années, le monde de la commande publique connaît de nombreux bouleversements : la réforme de 2016, l’obligation de dématérialisation des procédures, le DUME, le RGPD ou encore l’entrée en vigueur du nouveau code de la commande publique depuis le 1er avril 2019.

La réforme a permis à l’achat public de se moderniser et à l’acte d’achat de se transformer : l’achat doit respecter les textes mais doit être également opérationnel.
Vous avez souhaitez sécuriser vos procédures de marchés publics grâce à des documents à jour, respectant les dispositions législatives et réglementaires tout en permettant qu’elles soient opérationnelles ?

Notre méthodologie d’accompagnement

L’Agence Déclic peut vous aider en vous créant une boîte à outils personnalisée, indispensable pour respecter la législation.

Les experts de l’Agence Déclic (ex-acheteurs) sont à même de mener ce double objectif : sécurité et opérationnalité. L’Agence Déclic vous fournira une boîte à outils correspondant à votre besoin avec des documents pouvant être adaptés aux spécificités de chaque marché, de chaque procédure tout en intégrant les évolutions des textes et des pratiques relatifs à la commande publique.

Cette boîte à outils doit vous ressembler. Afin d’atteindre cette finalité, un premier échange sera nécessaire pour déterminer les documents qui vous seront utiles, si vous avez des pratiques à conserver, etc.

Notre objectif : simplifier le déroulement de la procédure de passation et vous permettre une prise en main des différents documents grâce à une réunion de remise de la base documentaire.

L’organisation des achats, une clé de réussite pour être efficient

Pourquoi structurer le service achat de son organisme ?

L’achat public ne signifie pas seulement le respect de la règlementation liée à la commande publique. En effet, l’achat public constitue un véritable outil pour les acheteurs publics au profit de la réalisation de leurs politiques publiques, de leurs projets, puisque contrairement à un marché public qui est un acte administratif et juridique, l‘achat est un projet.

Pour la bonne réalisation des projets d’un acheteur public, il est important que le service chargé de l’achat public soit structuré, bien organisé afin d’être efficace et efficient.

Notre méthodologie d’accompagnement

Afin de répondre à votre problématique, l’Agence Déclic vous propose de réaliser un audit de vos méthodes d’achat et de l’organisation du service. Concrètement, un audit des méthodes d’achat s’effectue via plusieurs actions :

1. Une étude documentaire des processus administratifs et des circuits financiers
2. Un atelier d’intelligence collective visant à recueillir les points de vue de toutes les personnes, éloignées ou pas de l’achat public
3. Un entretien avec les acteurs internes en groupe sous la forme d’un groupe de travail
4. Un entretien avec les acteurs externes (fournisseurs)

En fonction des résultats et des constats de l’audit, nous vous apportons des préconisations, des propositions d’actions sur différents axes, qui ont émergés au cours de l’audit (exemples : Compétences, Organisation et ressources, Méthodes et outils, Modes de collaboration).

Par la suite, l’Agence Déclic peut vous accompagner de manière opérationnelle pour la mise en place et la mise en œuvre des actions déterminées suite à l’audit.