Répondre aux consultations des acheteurs publics vous semble long et fastidieux ? Pourtant y répondre constitue un levier de développement économique de votre activité indéniable ! Vous me direz : oui mais vous n’auriez pas un exemple de réponse pour les appels d’offres ? Notre réponse : chaque offre doit être unique ! Néanmoins, nous pouvons vous donner quelques conseils pour optimiser votre temps lors de la rédaction de vos offres.
Créer un exemple de réponse pour les appels d’offres
Créer un modèle de présentation de votre offre
Afin de marquer les lecteurs de vos réponses, il est important de créer un modèle de présentation. Attention, modèle ne veut pas dire réponse type.
L’intérêt d’un tel modèle est de ne pas perdre de temps sur la mise en page lors de la rédaction. Ce modèle peut être créé notamment sous Word ou encore sous PowerPoint. Notamment avec PowerPoint, vous pouvez créer des masques pour les diapositives et ainsi sélectionner rapidement la page qu’il vous faut. De plus, la mise en page est facilitée sur Powerpoint, par rapport à Word.
Le temps consacré à cette trame sera un plus dans votre développement auprès des acheteurs publics. Pensez bien : la forme doit servir le fond !
Adapter la réponse aux exigences de l’acheteur
A l’Agence Déclic, nous sommes convaincus de l’intérêt de préparer une offre technique. Préparer un exemple de réponse pour les appels d’offres ? Jamais !
Il est difficile d’avoir un exemple de réponse pour les appels d’offres car chaque acheteur est unique. Chaque acheteur a ses besoins et ses exigences. Par conséquent, pour vous démarquer, il faut adapter votre réponse et a fortiori votre modèle.
Il est vrai que lorsque vous sollicitez des prestataires pour répondre à une problématique précise, vous souhaitez que son offre corresponde à cette dernière et non une réponse sans prendre en compte de vos spécificités. Alors : ne reproduisez pas un comportement que vous n’accepterez pas de la part de vos prestataires ! Personnalisez votre réponse !
Réutiliser certaines rédactions
Malgré le fait qu’il faut une offre unique pour chaque acheteur, sur certains points, les acheteurs peuvent avoir les mêmes attentes.
Réutiliser des parties d’anciennes offres (tout en les personnalisant !) vous permet d’optimiser votre temps de rédaction. Cela peut être le cas pour la présentation de l’équipe dédiée à la prestation. Ou encore pour certaines étapes, livrables, matériaux, etc. Cependant, interdiction de réutiliser d’anciens éléments pour rédiger le contexte, les enjeux, les objectifs de la prestation !
L’idée de ce conseil n’est pas de faire un « copier-coller » d’une réponse précédente tout simplement. Il est primordial que les éléments réutilisés soient parfaitement en phase avec les demandes de l’acheteur ou soient adaptés à l’acheteur. Une offre non personnalisée est rapidement identifiée lors de l’analyse de celle-ci. D’où l’importance de ne pas avoir un exemple de réponse pour les appels d’offres !
Favoriser le DUME pour votre candidature
Le DUME (Document Unique de Marché Européen) est une déclaration sur l’honneur pour candidater. La finalité de ce document est de pouvoir candidater à n’importe quel appel d’offres dans tous les pays membres de l’Union européenne avec un seul et même document. Concrètement, le DUME rassemble dans un seul et même document les formulaires DC1 et DC2.
Quel est l’intérêt du DUME pour optimiser son temps de réponse ? Il suffit de le remplir une seule fois car il est réutilisable ! Il faudra le modifier que lorsqu’une des informations liées à votre structure n’est plus d’actualité (chiffre d’affaires, effectif, etc.).
Si vous souhaitez réaliser un DUME, vous pouvez le faire directement en ligne sur le profil d’acheteur ou via le Service DUME.
Avec ces conseils, nous espérons que vous ne serez pas tenté.e.s par les offres types ! Si vous souhaitez monter en compétence, pour ne pas devoir faire un exemple de réponse pour les appels d’offres, l’Agence Déclic peut vous former.