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Acomptes et avances en marchés publics : Quelles différences ?

Dans le langage  des « marchés publics », une avance correspond à ce que tout le monde appelle un acompte, et un acompte correspond à ce que tout le monde appelle une facture.

Qu’est-ce qu’une avance ?

La définition de l’avance

L’avance est le versement d’une partie du montant du marché public au titulaire de ce dernier. Ce versement a lieu avant tout commencement d’exécution de ses prestations.

Dans le langage courant, cette définition s’apparente à un acompte. Or, en marché public, l’acompte trouve une autre définition que vous trouverez plus loin dans l’article !

Quel est l’intérêt de l’avance ? Une avance permet à l’entreprise titulaire du marché de percevoir une somme dès la signature du contrat pour avoir de la trésorerie.

Par exemple, pour une prestation de changement des menuiseries extérieures d’un bâtiment, l’entreprise ne sera payée que lorsque les menuiseries seront posées. Le fait de percevoir une avance lui permet d’avoir de la trésorerie pour acheter ses fournitures en attendant de pouvoir facturer à son client public.

Le régime juridique des avances

Quels acheteurs sont concernés ?

Tous les acheteurs publics n’ont pas l’obligation de verser des avances.

Ceux concernés par les avances sont l’Etat, ses établissements publics autres que ceux ayant un caractère industriel et commercial, les collectivités territoriales, leurs établissements publics et leurs groupements.

Néanmoins, le code de la commande publique prévoit également une dérogation pour d’autres acheteurs comme la Banque de France, les offices publics de l’habitat ou encore la Caisse des dépôts et des consignations (détail de la liste des acheteurs).

Avis aux acheteurs non concernés par les dispositions qui vont suivre : Appliquez le versement d’avance ! C’est important pour certaines entreprises.

Le versement de l’avance en cas de marché « ordinaire »

Le versement d’une avance est obligatoire lorsque :

  • Le montant initial du marché est > à 50 000€ HT
  • Et que le délai d’exécution est > à 2 mois

Ces conditions s’appliquent aussi bien pour un marché « ordinaire » que pour un marché subséquent ou une tranche d’un marché.

Le régime spécifique des avances pour les accords-cadres à bons de commandes

Les avances s’appliquent de manière différente selon les cas :

  • Si l’accord-cadre prévoit un montant minimum > à 50 000€ HT, l’avance est versée en une fois.
  • Si l’accord-cadre ne prévoit pas de montant minimum, l’avance sera versée pour à chaque bon de commande dont le montant est > à 50 000€ HT et que le délai d’exécution est > à 2 mois.
  • Si l’accord-cadre prévoit un montant minimum > à 50 000 € HT et passés par un groupement de commande : une avance est versée, par l’acheteur émetteur pour chaque bon de commande dont le montant est > à 50 000€ HT et que le délai d’exécution est > à 2 mois. Pour cela, il est nécessaire que les documents contractuels le prévoient.

Taux de l’avance

Comment est calculé le montant de l’avance ?

Le montant de l’avance versée au titulaire du marché est calculé en fonction d’un pourcentage du montant initial TTC.

Selon la durée du marché, les modalités de calcul sont différentes :

  • Si le marché public a une durée initiale < ou = à 12 mois, le montant de l’avance est fixé entre 5 et 30 % du montant initial TTC du marché public ;
  • Si le marché public a une durée initiale > à 12 mois, le montant de l’avance est fixé entre 5 et 30 % d’une somme égale à 12 fois le montant initial TTC du marché public divisé par la durée exprimée en mois.

Bonne nouvelle ! Le taux minimal change si le titulaire du marché est une PME. Le taux minimal passe à :

  • 20% pour les marchés publics de l’Etat ;
  • 10% pour les marchés publics des établissements publics administratifs de l’Etat et les collectivités territoriales (leurs établissements et les groupements) dont les dépenses réelles de fonctionnement constatées au titre de l’avant-dernier exercice clos sont supérieures à 60 millions d’euros.

Ces modalités de calcul concernent également les marchés subséquents, les marchés à tranches et les accords-cadres.

Pour plus de détail, voici une fiche détaillée.

Au-delà du réglementaire ?

Les acheteurs publics, tout en respectant la réglementation, peuvent faire mieux pour aider les entreprises. Comment ?

Par exemple, la Région Bretagne, dans son schéma des achats économiquement responsables, prévoit de :

  • Systématiser le versement des avances ;
  • Appliquer à chaque fois un taux d’avance à 30% (soit le taux maximum prévu) et cela sans demande de garantie financière

En tant qu’acheteurs publics, n’hésitez pas à aller plus loin que la réglementation pour permettre à plus d’entreprises de candidater et de ne pas faire peser un poids économique trop important sur eux.

Qu’est-ce qu’un acompte ?

La définition de l’acompte

Contrairement, aux avances, le versement d’un acompte est conditionné à la réalisation d’une partie des prestations. En effet, l’acompte a pour objet de rémunérer le titulaire du marché le service fait.

Par exemple, si vous êtes titulaire d’un marché public, vous pouvez envoyer à l’acheteur public des factures d’acomptes au fur et à mesure de la réalisation des prestations.

Le régime juridique des acomptes

Quels acheteurs sont concernés ?

Les acheteurs concernés par le versement de l’acompte sont les mêmes que pour les avances.

Donc même conseil pour les acheteurs non concernés par le versement d’acomptes : Autorisez ces versements ! Cela permettra aux entreprises de petite taille de candidater.

Les conditions de versement de l’acompte

Pour qu’un titulaire puisse recevoir son acompte, il faut remplir les conditions suivantes :

  • Le marché public a été notifié au titulaire. Petit conseil aux entreprises : Ne commencez jamais une prestation sans que le marché soit notifié. Petit conseil aux acheteurs : N’ordonnez jamais le début d’une prestation sans que le marché soit notifié au titulaire.
  • Les prestations faisant l’objet d’une demande de règlement par le titulaire ont bien été réalisées (= service fait).
  • Un décompte doit avoir été produit selon les dispositions du CCAG de référence (ou selon les stipulations particulières du CCAP).
  • La périodicité du versement doit être prévue dans le marché : La périodicité des acomptes ne peut être supérieur à 3 mois. Néanmoins, si le titulaire du marché est une PME, un artisan (voir détail des opérateurs concernés), ce délai est réduit automatiquement à 1 mois pour les marchés de travaux. En ce qui concerne les autres marchés, le délai de 3 mois est réduit à 1 mois sur demande du titulaire. Dans la pratique, il est admis que l’acheteur peut prévoir dans son marché l’échelonnement des paiements en fonction de phases d’exécution prédéterminées dans le marché public.

Le versement d’un acompte est un droit acquis par le titulaire du marché. L’acheteur public ne peut pas s’y soustraire si les conditions sont remplies.

Pour plus de détail, voici une fiche détaillée.

Comment éviter qu’une facture d’acompte soit rejetée ?

Les délais de paiement sont souvent évoqués lorsqu’on parle des factures mais de nombreuses factures d’acompte sont rejetées car elles ne remplissent pas les conditions émises par l’acheteur public.

En effet, l’acheteur public, dans son CCAP, prévoit un certain nombre de mentions à faire apparaître sur les demandes d’acomptes.

Conseil aux entreprises : Prenez le temps de lire le CCAP et respecter les mentions inscrites pour éviter de voir votre demande rejetée.

Conseils aux acheteurs :

  • Éviter de demander des éléments inutiles ou complexes pour la facturation. Par exemple : la référence d’inscription au répertoire du commerce ou des métiers.
  • Inscrivez votre identifiant Chorus (pour les acheteurs soumis à cette obligation) dans votre CCAP ou dans l’acte d’engagement. Il s’avère compliqué pour l’entreprise de le trouver afin de déposer sa demande d’acompte sur Chorus.

Tableau synthétique des différences entre les avances et les acomptes

Si malgré ces explications, des doutes demeurent sur ce sujet, ou un autre sujet, n’hésitez pas à nous rejoindre sur le groupe LinkedIn « L’achat public de demain ! » ou à nous contacter pour répondre à vos questions, car vous n’êtes pas seul !