Répondre à un appel d'offres dématérialisé

Depuis le 1er octobre 2018, la majorité des appels d’offres ont l’obligation d’être dématérialisés.

Répondre à un appel d’offres dématérialisé vous paraît compliqué ?

Vous souhaitez optimiser et sécuriser votre offre pour répondre aux marchés publics d’un acheteur public ? L’Agence Déclic vous donne quelques conseils afin d’y voir plus clair :

 

Conseil n°1 : Avoir un environnement de travail adapté

La dématérialisation des marchés a entraîné une mutation dans la manière de répondre à un appel d’offres dématérialisé. C’est la raison pour laquelle il est important d’adapter son environnement de travail.

Cette adaptation passe notamment par l’acquisition d’un second écran. Celui-ci permet de travailler sur plusieurs documents en même temps, sans avoir à les imprimer.

Il est également indispensable d’avoir une connexion internet suffisante pour gérer le téléchargement des DCE ou de vos réponses.

 

Conseil n°2 : Effectuer une veille pertinente

A l’Agence Déclic, la métaphore du filet de pêche nous paraît parfaite pour illustrer nos propos. Le filet de pêche doit avoir des mailles qui ne sont pas trop larges, ni trop étroites. Si les mailles sont trop larges, le poisson pourra s’échapper. Si les mailles sont trop étroites le filet ne ramassera aucun poisson mais des déchets.

Par conséquent, afin d’optimiser ses réponses, il est primordial de se créer un système de veille. Le but étant de bien choisir ses critères de sélection pour éviter de perdre du temps à faire du tri dans les annonces des marchés publics.Vous pouvez créer des alertes sur des plateformes de dématérialisation. Ces dernières peuvent être un profil d’acheteur comme Mégalis, AWS ou sur un site de veille comme Marchés Online, BOAMP (Bulletin officiel des annonces de marchés publics).

De cette veille découle des avis d’appel public à la concurrence (AAPC) et des dossiers de consultation des entreprises (DCE). Vous pouvez également trouver des avis de marchés publics sur le Journal officiel de l’Union européenne (JOUE). N’hésitez pas non plus à regarder les annonces légales dans les journaux !

Grâce à la dématérialisation, l’accès à la commande publique, la publicité et la mise en concurrence sont plus efficients.

 

Conseil n°3 : Avoir une adresse mail

Si vous êtes intéressés pour répondre à un appel d’offres dématérialisé d’un pouvoir adjudicateur, il faut une adresse mail pour s’inscrire sur les différents profils d’acheteurs des personnes publiques. Cette adresse mail permet aussi de correspondre avec les différents acheteurs publics.

Grâce à l’adresse mail, lorsque vous avez téléchargé un dossier de consultation en vous authentifiant, vous recevez des notifications en cas de modification ou des réponses aux questions posées par les candidats.

 

Conseil n°4 : Tester la configuration de son poste

Qui dit dématérialisation dit informatique avec tous les problèmes techniques que cela peut engendrer ! Cela peut également arriver lors du dépôt de votre offre.

Un conseil : sur chaque profil d’acheteur, vous pouvez tester la configuration de votre poste. Cette vérification permet de vérifier que les pré-requis techniques pour déposer votre pli sont remplis.

 

Conseil n°5 : S’entraîner à répondre

Il est aussi possible de s’entraîner sur les différents profils d’acheteur pour déposer vos offres électroniques. Que la procédure de passation soit une procédure formalisée ou un marché à procédure adaptée, le principe reste le même sur le profil d’acheteur.

L’intérêt ? Être détendu lors de votre premier dépôt officiel sans craindre de faire une erreur ! Alors n’hésitez pas.

 

Conseil n°6 : S’entraîner à signer électroniquement

Pourquoi s’entraîner à signer électroniquement ? Pour la même raison que s’entraîner à déposer une réponse électronique : être serein face à la première signature officielle !

Où le faire ? Vous pouvez trouver sur les profils d’acheteur des outils d’aide à la signature, car la signature électronique est différente d’une signature manuscrite.

Où se procurer un certificat électronique ? L’Agence Déclic vous explique comment vous procurer le certificat de signature électronique !

Il est important de respecter la règlementation autour de cette signature.

Conseil n°7 : Utiliser le Dume simplifié pour une candidature sans lourdeur

Le DUME ou Document unique de Marché Européen a été simplifié.

Le principe ? Permettre aux entreprises de répondre à un appel d’offres dématérialisé avec leur seul numéro de SIRET. Et cela depuis n’importe quel profil d’acheteur. EXIT les formulaires DC1, DC2 et la lourdeur de la candidature ! Cela remplace la quasi-totalité de votre dossier de candidature.

 

Conseil n°8 : Organiser son dossier

A la différence des offres remis au format papier, les offres par voie dématérialisée répondent à une logique d’organisation (organisation par nom, taille, date de création et ordre croissant ou décroissant).

Pour organiser votre dossier de réponse, il convient d’ajouter un numéro avant le nom du document. Cela s’explique par le fait que l’organisation numérique se fait par type de fichier puis par nom, organisés par ordre alphabétique.

De la même manière, il est important d’avoir des noms de fichiers clairs et précis.

 

Conseil n°9 : Anticiper le dépôt de votre réponse

Un conseil que l’on ne répétera jamais assez : Anticipez le dépôt de votre appel d’offres !

Répondre à un appel d’offres dématérialisé permet de ne plus passer par voie postale. Donc vous n’êtes plus soumis aux aléas pouvant être liés à la livraison du courrier.

Malgré tout, l’Agence Déclic vous conseille d’anticiper le dépôt pour répondre à un appel d’offres dématérialisé. Pourquoi ? La date et l’heure limites de remise des offres correspondent à la date et l’heure de réception du dernier octet de votre offre par la plateforme.

 

Conseil n°10 : La copie de sauvegarde de votre appel d’offres dématérialisé

Le code de la commande publique autorise l’utilisation d’une copie de sauvegarde. Qu’est-ce qu’une copie de sauvegarde ? Il s’agit d’une copie de votre réponse électronique destinée à se substituer à cette dernière. Cette substitution intervient si des anomalies ou des difficultés apparaissent. Il s’agit en réalité d’une précaution, pour les premières expériences de dématérialisation.

Cette copie de sauvegarde doit être sur un support physique (papier, clé USB). Elle doit être envoyée avant la date limite de réception des offres avec la mention « Copie de Sauvegarde ». Vous souhaitez en savoir plus ? Vous pouvez retrouver plus d’information grâce au guide sur la dématérialisation de la Direction des Affaires Juridiques de l’État.

 

Maintenant que vous êtes des experts sur comment répondre à un appel d’offre dématérialisé, découvrez nos 10 conseils pour remporter un marché public !

Si ces conseils ne suffisent pas, l’Agence Déclic peut vous accompagner, que cela soit en conseil pour savoir répondre aux appels d’offres ou en formation, nous mettons notre impitoyable bienveillance à votre service.

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