Après avoir réglementé la dématérialisation des procédures de passation des marchés publics, l’Etat s’est attaqué à la dématérialisation dans l’exécution des marchés. L’ordonnance n° 2014-697 du 26 juin 2014 relative au développement de la facturation électronique introduit l’obligation pour l’Etat, les collectivités territoriales, les établissements publics comme pour les entreprises de traiter les factures de manière dématérialisée.
Le décret n° 2016-1478 du 2 novembre 2016 relatif au développement de la facturation électronique échelonne cette obligation :
Du côté des acheteurs publics, l’Etat, les collectivités territoriales et les établissements publics sont obligés d’accepter les factures électroniques présentées par les entreprises depuis le 1er janvier 2017.
- Pour les entreprises, l’obligation est échelonnée dans le temps selon la taille de celles-ci :
– au 1er janvier 2017 : pour les grandes entreprises et les personnes publiques ;
– au 1er janvier 2018 : pour les entreprises de taille intermédiaire ;
– au 1er janvier 2019 : pour les petites et moyennes entreprises ;
– au 1er janvier 2020 : pour les microentreprises.
Il faut noter que le décret n’inclut pas dans son champ d’application les acheteurs publics qui étaient soumis à l’ordonnance de 2005. L’avenir nous dira s’il ne s’agit que d’un oubli passager.
Pourquoi s’adapter dès maintenant à la dématérialisation des factures ?
La démarche de dématérialisation des factures peut aussi constituer un avantage concurrentiel (clause de dématérialisation de plus en plus présente dans les marchés publics), ainsi qu’un élément de communication à ne pas négliger (exemplarité, image et notoriété).
Une solution technique, gratuite, mutualisée et obligatoire : « Chorus Pro ».
L’Etat accompagne cette démarche en initiant Chorus Pro. L’agence pour l’Informatique Financière de l’Etat (AIFE) a proposé le 8 avril 2015 une solution technique mutualisée et gratuite aux entreprises, aux collectivités locales et établissements publics intitulée Chorus Pro. Cette plateforme a été lancée officiellement le 20 septembre 2016. Elle permet le dépôt, la réception, la transmission des factures électroniques et leur suivi, et est mise gratuitement à la disposition des entreprises. Seule cette plateforme peut être utilisée pour transmettre les factures aux acheteurs publics. Si une facture électronique est transmise à un acheteur public par le biais d’un autre portail, celui-ci peut la rejeter après en avoir informé l’entreprise par tout moyen.
Grâce à Chorus Pro, les entreprises ont la possibilité de suivre le traitement des factures en les enregistrant sous format pdf sur la plateforme. Chaque étape de la facturation peut être renseignée par des statuts (Mise à disposition, Mise en paiement, …). En se rendant dans l’historique de la facture, l’entreprise pourra consulter l’évolution des statuts et les dates de leur mise à jour.
Seul un problème se pose pour l’exécution des marchés de travaux. En effet, les maîtres d’œuvre ne sont pas assujettis par l’obligation de recourir à la dématérialisation dans le cadre du suivi et de l’exécution des marchés. En attendant une clarification sur ce sujet, la DGFIP a précisé que « lorsque le maître d’œuvre n’est pas référencé dans la solution Chorus Pro, les pièces adressées par ce dernier et le titulaire en dehors de la solution Chorus Pro sont acceptées et traitées par le maître d’ouvrage, sauf si une clause contractuelle a été prévue concernant l’utilisation du portail ».
Les mentions obligatoires sur la facture :
L’article 1 du décret n° 2016-1478 du 2 novembre 2016 précisent les mentions qui doivent obligatoirement figurées sur la facture :
- La date d’émission de la facture,
- La désignation de l’émetteur et du destinataire de la facture,
- Le numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue établie par l’émetteur de la facture,
- Si le contrat est exécuté au moyen de bons de commande, le numéro du bon de commande,
- Si le contrat n’est pas exécuté au moyen de bons de commande, le numéro de l’engagement généré par le système d’information financière et comptable de l’acheteur publique,
- Le code d’identification du service en charge du paiement,
- La date de livraison des fournitures ou d’exécution des services ou des travaux,
- La quantité et la dénomination précise des produits livrés, des prestations et travaux réalisés,
- Le prix unitaire hors taxes des produits livrés, des prestations et travaux réalisés ou, lorsqu’il y a lieu, leur prix forfaitaire,
- Le montant total hors taxes et le montant de la taxe à payer, ainsi que la répartition de ces montants par taux de taxe sur la valeur ajoutée, ou, le cas échéant, le bénéfice d’une exonération,
- Le cas échéant, les modalités particulières de règlement,
- Le cas échéant, les renseignements relatifs aux déductions ou versements complémentaires,
Quel est le mode de transmission de la facture ?
Le décret précise comment déterminer la date de réception de la demande de paiement, selon le mode de transmission utilisé sur Chorus Pro : échange de données informatisé (EDI), mode portail ou service. La date de réception de la demande est importante car elle marque en général le point de départ du délai de paiement.
Selon la FAQ de Chorus Pro, le choix du mode de transmission sur Chorus Pro appartient en principe à l’entreprise. « Une structure publique ne peut pas contraindre un fournisseur à choisir un format de transmission de factures sauf si cette exigence revêt un caractère contractuel, donc figure en tant que clause d’exécution d’un marché public, et qu’elle exige bien entendu un format compatible avec la solution Chorus Pro »
A l’Agence Déclic, nous ne serons soumis à l’obligation qu’en 2019 ou 2020, cependant, nous aimons transformer les contraintes en opportunités. »
Ainsi, depuis le 1er octobre 2017, nous déposons nos factures sur Chorus Pro et cela se passe très bien ! »
Merci à Agathe pour son travail sur cet article.
