La réglementation relative aux marchés publics est souvent utilisée comme cadre procédural strict. C’est méconnaître ses possibilités. Entre sécurité juridique, efficacité économique, performance de l’achat, accès des TPE/PME à la commande publique, l’équilibre n’est pas toujours facile à trouver. Pourtant, bien utilisé, les textes et nouveaux dispositifs des Marchés Publics peuvent devenir un véritable outil, permettant de choisir l’offre qui correspond le mieux au besoin, en toute objectivité.

Nous vous proposons ici quelques clés pour passer de la contrainte réglementaire à un outil d’achat public efficace.

I) Avant de parler marché public, avez-vous défini votre besoin ? 

C’est une étape préalable indispensable et dont la réussite conditionne le reste, mais comment savoir que la définition du besoin est bien avancée ? 

Lorsque vos réflexions communes (on n’achète jamais tout seul) ont aboutit à un document ÉCRIT qui reprend au minimum : l’objet de l’achat, les acteurs du projet (internes et externes), une description fonctionnelle, précise, compréhensible, non discriminante (y compris les services associés, les délais etc), un montant estimé, le calendrier du projet, une idée des candidats susceptibles de répondre, les éléments d’appréciation de la qualité des offres.

II) À partir de quel montant un marché public est-il nécessaire ? 

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Pour les marchés inférieurs à 25 000 € HT, le pouvoir adjudicateur peut décider que le marché sera passé sans publicité ni mise en concurrence.

Lorsqu’il fait usage de cette faculté, il veille à choisir :

  • Une offre répondant de manière pertinente au besoin
  • A faire une bonne utilisation des deniers publics
  • Et à ne pas contracter systématiquement avec un même prestataire lorsqu’il existe une pluralité d’offres potentielles (…)

Mais attention, les règles de calcul sont un peu particulières.

Quels montants comparer aux seuils des marchés publics ? 

Une fois l’expression des besoins réalisée, le montant total estimé du marché est comparé aux seuils de procédures. Le montant à considérer dépend du type d’achat :

  • Pour les fournitures et services : la totalité des prestations homogènes ou fonctionnelles (= des fournitures de même nature, qui servent à faire la même chose)
  • Pour les travaux : la totalité des travaux liés à l’ouvrage ou à l’opération
  • Pour les marches allotis : le montant total de tous les lots
  • Pour les marches à bons de commande (accords-cadres) : le montant total maximal des commandes x le nombre d’années que durera le marché (4 maximum)
  • Pour les marches à tranches : le total de toutes les tranches.

En synthèse, demandez-vous : “Si toutes les possibilités du marchés sont utilisées, nous sommes susceptibles de dépenser combien, au maximum ?”

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III) Quels sont les grands principes à respecter ? 

Les 3 principes à respecter sont :

  1. Libre accès à la commande publique = susciter une concurrence effective et réaliser une publicité lorsque les montants l’imposent
  2. Egalité de traitement = traiter toutes les candidatures sans favoritisme.
  3. Transparence de la procédure = être en capacité d’expliquer le processus de traitement des candidatures.

Ces 3 principes sous-tendent que les administrations publiques et les collectivités territoriales ne peuvent pas privilégier les entreprises locales. Ils permettent d’assurer à la fois l’efficacité de la commande publique, et la bonne utilisation des deniers publics.

Ces 3 principes vous évoquent quelque chose (qui serait inscrit sur les frontons des écoles par exemple) ? C’est normal !

IV) Seuils, procédures, multiplicités des textes, comment s’y retrouver ? 

Mieux vaut savoir trouver l’information que croire tout savoir ! Manier les marchés publics nécessite de l’humilité.

Vous y trouverez : les textes, les formulaires administratifs, du conseil (Guides, fiches techniques, tableaux, questions/réponses etc), le règlement à l’amiable des litiges.

Vous y trouverez : un glossaire très détaillé, un guide complet, des informations sur la dématérialisation.

Ces sites sont des sites officiels, ils sont donc FIABLES et à jour des dernières réglementations.

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Une question ? Si vous êtes une collectivité ou un établissement public, vous pouvez contacter la CIJAP, service de renseignements juridiques installé à Lyon : par téléphone : 04 72 56 10 10 du lundi au vendredi de 8h30 à 12h30.

V) Que permet réellement la réglementation relative aux Marchés Publics ? 

Elle permet :

  • La communication (y compris la rencontre) avec les candidats potentiels = le sourcing
  • La prise en compte de critères spécifiques : développement durable, insertion professionnelle
  • Les lots réservés aux ESAT / EA ou aux entreprises d’insertion professionnelle
  • La négociation, souvent
  • De la souplesse

La réglementation des Marchés Publics est un cadre réglementaire, certes, mais il est souvent utilisé de façon trop stricte.

Exemple : Attributions par le Conseil Municipal alors que le Maire a délégation, CAO inutiles, formalisme excessif, auto-censure sur les critères d’attribution.

VI) Quelles sont les clés d’un achat public réussi ? 

Comment être un acheteur public moderne et responsable ?

  1. Définir le besoin ! Du sourcing puis un cahier des charges précis et fonctionnel
  2. Ouvrir tous les marchés au dispositif MPS
  3. Respecter et faciliter la vie des entreprises
    • Ne demander que ce qui absolument indispensable pour la partie candidature
    • Ne jamais exiger de signature des offres (ni papier, ni électronique), seul l’attributaire signera le marché
    • Garantir les secrets industriels et commerciaux
    • Après l’attribution, leur communiquer les informations nécessaires
  4. Se donner les moyens de choisir le meilleur fournisseur
    • Penser les critères d’attribution, en fonction du besoin, et les détailler dans le Règlement de la consultation (pas de copier/coller)
    • Fournir aux candidat un cadre de présentation de leur offre (vous ne devez pas analyser leur capacité rédactionnelle mais leur offre intrinsèque)
    • Se donner les moyens d’analyser correctement les offres (du temps et de la méthode !)

VII) En pratique, ça donne quoi ? 

Exemple de critère d’attribution détaillés 

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Exemple d’un cadre de présentation de l’offre :

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Exemple d’une grille d’analyse des offres :

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VIII) Comment valoriser l’offre présente sur le territoire ? 

« Penser d’abord au projet puis, mettre en œuvre la procédure »

Les étapes à suivre :

Connaître précisément la politique de la collectivité en termes d’achats responsables

  • Mettre en œuvre un achat responsable est un vrai projet politique qui suppose de réfléchir en amont pour identifier clairement vos besoins et vos attentes
  • Séances de travail avec les élus, échanges avec les services, les usagers…, il s’agit de créer un cadre propice à la réflexion et à l’engagement des acteurs impliqués dans le projet
  • Tout ceci dans l’objectif de à formaliser clairement votre projet en termes de produit / service (prix, quantité, qualité) mais aussi de services annexes, de respect de l’environnement, d’éducation (…)

Faire un état des lieux

  • Types de restauration en place, niveaux de qualité et de service actuel
  • Démarches déjà engagées en matière d’exigence de produits de qualité reconnue (label rouge, bio, équitable…) ou respect de la saisonnalité (essentielle en ce qui concerne les produits frais)
  • Bonne connaissance des attentes des convives
  • Aspirations des élus et des agents

Connaître l’offre locale

Une bonne connaissance de l’offre locale (produits, fournisseurs, volumes, saisonnalité…) permet de cibler les exigences pouvant être formulées auprès des candidats quant aux achats pouvant se faire en proximité. Entretenir des relations régulières avec les fournisseurs permet de mieux connaître leurs contraintes et mieux leur faire connaître celles d’une restauration collective, de ses aspirations qualitatives. Bien connaître les produits disponibles sur votre territoire est indispensable pour passer de la volonté politique à la mise en œuvre des marchés publics qui permettront aux entreprises locales d’y répondre avec succès.

Traduire le projet en un contrat

C’est bien le projet qui dicte le contrat et non l’inverse. Il est important de bien penser aux clauses administratives, qui seront garantes d’une bonne relation contractuelle.

IX) Quels sont les risques ? 

Le risque zéro n’existe pas. Le fait de prendre une décision, de faire un choix engendre automatiquement des risques. Cette part d’inconnu doit, sans pour autant paralyser l’activité administrative, être maîtrisée.
Plusieurs types de risques :

  • Juridique
  • Financier
  • En terme d’image
  • En terme d’efficacité

Nous espérons vous avoir un peu aidé, éclairci quelques points.

Si vous avez besoin d’accompagnement sur vos projets, vous savez où nous trouver !

Si vous avez vous aussi des bons conseils ou des trucs et astuces, n’hésitez pas à partager, en commentaire.

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