Partons d’un constat : que l’on parle en termes juridique ou en termes de pratiques, la notion d’achat public a évolué ces dernières années. Le métier d’acheteur public se transforme, au même titre que l’acte d’achat. Partant de ce constat et du fait que l’Agence Déclic cherche toujours à accompagner les acheteurs vers des pratiques plus performantes et durables, nous avons créé une matrice de maturité de l’achat public.
La matrice de maturité de l’achat public
Cette dernière a pour finalité :
- d’évaluer la position de la fonction « Achat »,
- de faire une photographie de la situation, de vos pratiques
et ainsi définir :
- des objectifs d’évolution
- et un plan d’action.
Pour créer cet outil, nous nous sommes appuyés sur notre expérience (plus de 50 acheteurs publics accompagnés depuis 2014), mais aussi sur des référentiels existants et notamment : l’outil d’auto-diagnostique de maturité RSE dans les achats du CDDD, la norme ISO 20400 et la charte Relation fournisseur responsable.
Notre matrice vous permet de vous questionner sur divers thèmes comme : qu’est-ce qu’un bon achat ? comment une relation contractuelle doit-elle se passer ?
De ces questions découlent de nombreuses autres questions sous-jacentes, tout aussi importantes, auxquelles il faut apporter une réponse car elles permettent de définir la fonction « Achat » au sein des différents acheteurs publics. Pour cela, l’Agence Déclic vous propose un article par rubrique constituant cette matrice de maturité et vous pourrez également vous auto-évaluer !
5 rubriques constituent cette matrice qui sont :
- La phase de rédaction
- La passation du marché
- L’exécution contractuelle
- Le pilotage des achats
- Le développement interne
La phase de rédaction
La phase de rédaction des documents de consultation des entreprises constitue une rubrique plus opérationnelle que d’autres, c’est pourquoi nous avons fait le choix de commencer par celle-ci, avec un focus sur l’ingénierie contractuelle, les clauses et critères dits « responsables » ou encore la notion de cycle de vie.
Il semble opportun de faire un focus sur ces thématiques. En effet, pour les clauses et les critères dits « responsables », il faut qu’une véritable réflexion soit entamée quant à leur mise en œuvre en fonction de l’objet du marché, de l’impact souhaité mais également en fonction de la politique d’achat mise en place. Il en va de même pour l’ingénierie contractuelle, l’équilibre contractuel où une prise en compte de cet enjeu doit être effective et formalisée.
La passation du marché
Après la rubrique liée à la rédaction des documents de consultation des entreprises, vous aurez forcément deviné la prochaine rubrique : la passation du marché !
Et oui c’est une étape clé de la vie d’un contrat de la commande publique où l’erreur est peu permise si on ne souhaite pas voir sa consultation annulée et repartir de zéro.
Cette thématique abordera différents items qui sont notamment la publicité, la communication avec les candidats, l’analyse des offres, la négociation, etc.
La communication et la négociation
A l’heure de la dématérialisation des procédures de passation, la question se pose des différentes communications entre l’acheteur et les candidats. Il s’agit d’une question centrale au sein de la dématérialisation mais également de la procédure de passation et elle regroupe aussi bien des questions/réponses que l’information des candidats en fin de procédure.
Au-delà de cette question de communication, il est possible d’évoquer un autre sujet : la négociation. La négociation est souvent vue que sous le prisme du prix alors qu’elle peut porter sur d’autres critères. De plus, la négociation doit pouvoir être utilisée sous plusieurs formes : l’écrit via le profil d’acheteur comme l’oral (rien ne l’interdit !). Il est important de concevoir de la souplesse pour mener à bien la phase de négociation.
L’exécution contractuelle
Cette rubrique constitue l’apothéose de l’ensemble du travail fourni jusque-là, afin que la relation avec le prestataire se déroule au mieux. Pour cela, ce sujet regroupe plusieurs catégories comme le délai de paiement, la gestion des litiges, l’application des pénalités, les modifications du contrat ou encore la gestion de la fin du contrat.
Le délai de paiement
Par exemple, le délai de paiement constitue un enjeu pour l’acheteur mais également pour le prestataire. Tout retard de paiement peut avoir des incidences sur la stabilité financière d’une entreprise, d’où l’importance de payer dans les délais.
L’application des pénalités constitue un élément clé dans le respect du contrat mais elle doit faire l’objet d’une véritable réflexion avec une recherche de dialogue avec le titulaire du marché pour la bonne exécution de la prestation.
Le pilotage des achats
La matrice
La matrice de maturité de l’achat public permet d’évaluer le positionnement et le niveau de la fonction achats d’une structure. Sa finalité est de fixer des objectifs à atteindre afin de progresser et de fixer son plan d’action. La rédaction, la passation et l’exécution composaient la face opérationnelle de cette matrice. Aujourd’hui, nous allons parler de face stratégique de la fonction « Achat » avec le pilotage des achats.
Le pilotage des achats est souvent un élément mis de côté, non traité ou seulement partiellement par les acheteurs publics, faute de temps et/ou de moyens. Pourtant, cette thématique est cruciale pour effectuer un bon achat et elle intervient en amont de l’acte d’achat.
Ce sujet aborde différents items tels que le benchmark, le sourcing, la cartographie, l’animation de la fonction « Achat », etc.
Par exemple, la cartographie des achats est un outil permettant d’avoir une vision d’ensemble sur les répartitions des dépenses par nature, par prestations, par fournisseurs. Cela a pour objectif de fixer des priorités par famille d’achat (réduction des coûts, mutualisation des besoins).
Une feuille de route pour la commande publique
Autre exemple, il est important de définir sa politique d’achat car cette dernière a pour objet de déterminer les orientations et intentions générales concernant les achats, propre à la structure, en lien avec sa politique générale. Autrement dit, la politique d’achat constitue la feuille de route de la direction/service de la commande publique intégrant les priorités d’achats, les choix de fonctionnement, les positions de principe etc. La formalisation d’une politique d’achat permet de passer d’une « logique juridique, centrée sur la sécurisation des procédures, vers une logique globale intégrant des objectifs de performance économique, qualité, délais et développement durable »[1].
La matrice de maturité de l’achat public permet d’évaluer le positionnement et le niveau de la fonction achats d’une structure. Sa finalité est de fixer des objectifs à atteindre afin de progresser et de fixer son plan d’action.
[1] Site internet, Acheteurs-Publics, http://www.acheteurs-publics.com/mthodes-et-techniques-de-lacheteur-public/1—gouvernance-achats/mettre-en-place-une-politique-d-achat
Le développement interne
Le développement d’une stratégie interne liée à l’achat public
Le pilotage des achats, certes crucial, doit être couplé avec le développement d’une stratégie interne liée à l’achat public avec notamment la formation des acteurs de la commande publique (acheteurs et services prescripteurs), le process pour la définition du besoin, le pilotage du projet ou encore pour le montage contractuel, etc.
Concernant les acheteurs et les agents des services prescripteurs, il est essentiel qu’ils soient formés à la réglementation et sensibilité aux enjeux de l’achat public. Cette formation et cette sensibilisation sont garantes de la sécurité juridique mais également de la mise en œuvre opérationnelle des projets.
Concernant la définition du besoin, étape primordiale de la passation d’un marché public, il faut s’interroger sur les modalités mises en œuvre autour de celle-ci (modes de communication, réflexion interservices, utilisation d’outils collaboratifs, etc.).
